学院要对违纪学生开展谈心谈话、批评教育和心理疏导等工作，告知其违纪的后果和所接受的纪律处分情况，并提交以下材料：

材料1-《XX学院关于XXX同学违纪情况的处理建议》（电子版、纸质版）

材料2-《XX学院关于听取XX同学陈述和申辩情况的报告》（纸质版）

材料3-《XX学院违纪学生谈话记录表》（纸质版）

材料4-《XX学院关于XXX同学违纪情况调查反馈表》（纸质版）

步骤二：下发红头文件（学生处完成）

  学生处严格审核学院报送材料，拟发学生处分红头文件。

步骤三：处分文件送达（学院完成）

  学院将学生处分红头文件送达受处分学生，填写《学生处分决定送达通知书》并将《通知书》回执部分送交学生处留存备案。